= |*| السكرتيرة |*| = .... ( .. ( مؤهلات خااااصه جدآ ) .. ) !
لم تعد السكرتيرة ، كما تحاول وسائل الإعلام العربية أن تروج ، هي تلك السيدة التي لا يشغلها سوى تقليم الأظافر ، ووضع الماكياج ، والحديث في التليفون، هذا فضلا عن أن علاقتها بمديرها تتعدى حدود العمل بكثير ، بل أصبحت تلك المهنة ذات أهمية كبيرة في عصر المعلومات ، حتى بات ينظر للسكرتيرة على أنها أول كلمة في قصة نجاح أي مسئول.
ولكي تتمكن السكرتيرة من أداء مهامها ، فلا بد أن تتمتع ببعض السمات الشخصية ، فضلا عن تسلحها ببعض المهارات الفنية المرتبطة بعصر المعلومات ، وفي هذا الصدد تضع الدكتورة هدى صقر نائبة رئيس أكاديمية السادات للعلوم الإدارية بمصر مواصفات محددة للسكرتيرة الناجحة ، من أبرزها أن تكون كتومة وقادرة على حفظ أسرار العمل ، فكلمة سكرتيرة مشتقة من كلمة secret أي السر .
وكما تقول الدكتورة هدى فيجب على أي مسئول أن يتأكد من هذه النقطة أولا (حفظ أسرار العمل) ، وألا تشغله المواصفات الأخرى للسكرتيرة كحسن المظهر وإجادة اللغات والكمبيوتر عن تلك الصفة ؛ لأنه في حالة عدم توافرها ، فإن أسرار الشركة ستكون متاحة في السوق ؛ مما يؤثر على وضع الشركة التنافسي . وعند التأكد من هذه الصفة يكون لزاما على المسئول أو المدير أن يتأكد من السمات الشخصية الأخرى، وهي الثقافة والوعي والإدراك والدقة واللباقة .
وبعد التأكد من السمات الشخصية يأتي الجانب الآخر المكمل لها ، وهو اختبار إجادة السكرتيرة للغة العصر ، ففي عصر التكنولوجيا أصبح التعامل مع الحاسب الآلي من الضرورات الأساسية التي يجب أن تتقنها السكرتيرة ، بالإضافة إلى إتقان عدد من اللغات ؛ مما ييسر التعامل مع العقود والأجانب في ظل اقتصاديات السوق المفتوحة .
عقلية منظمة ومحتشمة
والسكرتيرة لا بد أن تتمتع أيضا - كما يؤكد الدكتور محمد صفوت أستاذ إدارة الأعمال في مصر - بالعقلية المنظمة ، وهذا ما جعل هناك ضرورة لإنشاء معاهد العلوم الإدارية في الدول العربية ، ففي هذه المعاهد تدرس السكرتيرة الاقتصاد والمحاسبة وإدارة الأعمال ، بما يسهم في تشكيل عقلية منظمة ، كما تدرس أيضا تنظيم إدارة الوقت وإعداد جداول زمنية على الكمبيوتر للمدير ، وتذكيره بما لديه من اجتماعات أو اتصالات تليفونية أو ردود على فاكسات في الوقت المناسب .
ولأنها ليست ديكورا لإبهار الآخرين ، بل العمود الفقري وشريان الحياة لشركتها ، والنافذة الرئيسية التي يحكم بها الزائر على المدير ، فإن الدكتور صفوت يرى أهمية أن تتسم السكرتيرة بالاحتشام في الكلام وغيرها من الصفات الشخصية حتى تستطيع أن تكسب احترام الآخرين .
بدوره يضيف د. عصام شلتوت المسئول عن برامج السكرتارية بالجامعة الأمريكية في القاهرة صفات أخرى ، منها أن تكون ذكية في تعاملها مع رئيسها ، فتحاول أن تفهم طبيعة شخصيته وأسلوبه وطباعه ، وتستطيع أن تختار التوقيت الملائم لعرض الموضوعات المختلفة عليه ، فمثلا هناك موضوعات يحتاج عرضها على المدير أن يكون هادئا ، وهناك أمور يفضل أن تعرضها عليه ليحسمها في بداية يوم العمل ، وهناك أمور يمكن تأجيلها .
الرد على التليفون
السكرتيرات أنفسهن لهن رأي في المهنة التي يعملن بها ، حيث يضفن بعض المهارات .. تشير نيفين شكري السكرتيرة التنفيذية بإحدى الشركات المصرية ، إلى أن الرد على التليفون قد يراه البعض مهارة بسيطة ولكنها تحتاج لوعي وفهم حتى إنها تدرس في الجامعة الأمريكية ضمن دبلومة السكرتارية ، فالرد الخطأ على العميل في الهاتف قد يؤدي إلى فقدانه ؛ لذلك لا بد أن تكون طريقة الحوار مناسبة من ناحية الكلمات والأسلوب .
ووفقا لنيفين فلا بد أن تبدأ السكرتيرة عند الرد على التليفون بالإفصاح عن اسم الشركة والقسم الذي تعمل فيه ، ثم تسأل المتحدث عن اسمه ، ورقم تليفونه لتقيد ذلك فورا ، ثم تسأله عن نوع الاستفسار الذي يطلبه لتحوله مباشرة إلى القسم المختص دون إضاعة وقت العميل أو وقتها ، وهذه الطريقة بالطبع تختلف عن الطريقة المتبعة لدى السكرتيرة التقليدية (غير مؤهلة) التي ترد على التليفون كما لو كانت المحادثة شخصية .
الحاسة السادسة
من جهتها تعتبر هايدي جمال سكرتيرة بإحدى الشركات الأجنبية أن وظيفة السكرتيرة ليست كما يعتقد البعض سهلة ، بل إن مهامها كثيرة وشاقة ، كما تتطلب استعدادا خاصا لا يتوافر عند كل الأشخاص ، فمن تعمل بهذه المهنة لا بد أن تدرك بحاستها السادسة طبيعة المدير وتعرف الأشخاص الذين يرغب رئيسها في أن يقابلهم ، والأشخاص الذين لا يرغب في مقابلتهم لتتخلص منهم بطريقة لبقة ، ونفس الشيء بالنسبة للمكالمات التليفونية .
كما أن عليها أن تقرأ البريد وتعرف كيف تعرضه على رئيسها ، وكيف ترد عليه ، وتتولى قراءة الأخبار السعيدة لترسل باسم رئيسها باقات ورد لأصحابها أو برقيات عزاء في الأحداث المحزنة ، إضافة إلى تنظيم مواعيد رئيسها ورحلاته الداخلية والخارجية ، وهذه الأمور تحتاج إلى فتاة لديها استعداد للعمل طوال الوقت ، وألا تكون من الموظفين الذين لا يشغلهم سوى موعد الحضور والانصراف .
ولا تتوقف مهارات ومزايا السكرتيرة عند هذا الحد ، بل لا بد أن يكون لديها القدرة - كما تؤكد نشوى ممدوح السكرتيرة بإحدى الشركات - على تحضير المؤتمرات وتنظيم الرحلات ، وأن تستطيع التصدي للمشكلات بدلا من عرضها على المدير ؛ وبالتالي تساعد المدير على استثمار وقته ، وعليها أن تكون مرنة ولبقة ، فالمدير يمكن أن يرفض مقابلة شخصية معينة ، وهو ما يتطلب من السكرتيرة أن تتصرف دون أن تعرض الضيوف للحرج ، ودون أن يلام مديرها على عدم مقابلة الضيف .
وحتى تنجح السكرتيرة في أداء مهام وظيفتها فلا بد أن تتمتع بميزة تراها كاميليا شكري السكرتيرة بإحدى الشركات هامة جدا ، وهي الصرامة في التعامل مع الأشخاص المتجاوزين في سلوكهم .
لماذا النساء أفضل؟
واللافت للنظر في مجال عمل السكرتارية أنها ارتبطت بالنساء ، ولكن بدأ الرجال يدخلون في هذه المهنة ، إلا أن كل الشواهد تؤكد أنه لا تزال للمرأة أفضليتها في هذا المجال ، حيث يقول المهندس محمد جاد رئيس مجلس إدارة إحدى شركات السياحة أنه لا غنى عن المرأة في وظيفة السكرتيرة ؛ فهي تستطيع امتصاص غضب العميل وإلحاحه في سرعة مقابلة المسئول ، ولديها قدرة على التصرف بلباقة أفضل من الرجال لإخراج المدير من بعض المآزق ، فضلا عن أنها أكثر حرصا على انتظام العمل .
ويشير وليد عوني رئيس مجلس إدارة إحدى شركات المقاولات إلى أن فن السكرتارية يعني المرأة ؛ فهي الوحيدة التي تتحمل غضب المدير في جميع الظروف ، وتتميز بالطاعة والأمانة ، وتؤدي خدمات لا يمكن أن يؤديها الرجل بصدر واسع مثل استضافة الزائرين وتقديم الشاي والإشراف على الخدمة كاملة دون تبرم ، ويصل بها الحد إلى الإشراف على نظافة المكتب في حالة غياب المسئول ؛ لأنها تهتم باللمسة الجمالية والأناقة .
سامح إدوارد مدير البرامج بإحدى الجمعيات فله رؤية مختلفة مؤداها أنه لا فرق بين الرجل والمرأة في هذه المهنة ما دام أن كلا منهما لديه القدرة على تلبية احتياجات المدير ، وخاصة توفير المعلومات التي باتت من أهم وظائف السكرتارية في عصر المعلومات ، وهذا يتطلب إمكانيات قد تتوافر في الرجل والمرأة .
الموضوع منقول عن أحدى المواقع المتخصصه
أتمنى للافادة للجميع .. وفى أنتظار مشاركاتكم
el3'@med
لم تعد السكرتيرة ، كما تحاول وسائل الإعلام العربية أن تروج ، هي تلك السيدة التي لا يشغلها سوى تقليم الأظافر ، ووضع الماكياج ، والحديث في التليفون، هذا فضلا عن أن علاقتها بمديرها تتعدى حدود العمل بكثير ، بل أصبحت تلك المهنة ذات أهمية كبيرة في عصر المعلومات ، حتى بات ينظر للسكرتيرة على أنها أول كلمة في قصة نجاح أي مسئول.
ولكي تتمكن السكرتيرة من أداء مهامها ، فلا بد أن تتمتع ببعض السمات الشخصية ، فضلا عن تسلحها ببعض المهارات الفنية المرتبطة بعصر المعلومات ، وفي هذا الصدد تضع الدكتورة هدى صقر نائبة رئيس أكاديمية السادات للعلوم الإدارية بمصر مواصفات محددة للسكرتيرة الناجحة ، من أبرزها أن تكون كتومة وقادرة على حفظ أسرار العمل ، فكلمة سكرتيرة مشتقة من كلمة secret أي السر .
وكما تقول الدكتورة هدى فيجب على أي مسئول أن يتأكد من هذه النقطة أولا (حفظ أسرار العمل) ، وألا تشغله المواصفات الأخرى للسكرتيرة كحسن المظهر وإجادة اللغات والكمبيوتر عن تلك الصفة ؛ لأنه في حالة عدم توافرها ، فإن أسرار الشركة ستكون متاحة في السوق ؛ مما يؤثر على وضع الشركة التنافسي . وعند التأكد من هذه الصفة يكون لزاما على المسئول أو المدير أن يتأكد من السمات الشخصية الأخرى، وهي الثقافة والوعي والإدراك والدقة واللباقة .
وبعد التأكد من السمات الشخصية يأتي الجانب الآخر المكمل لها ، وهو اختبار إجادة السكرتيرة للغة العصر ، ففي عصر التكنولوجيا أصبح التعامل مع الحاسب الآلي من الضرورات الأساسية التي يجب أن تتقنها السكرتيرة ، بالإضافة إلى إتقان عدد من اللغات ؛ مما ييسر التعامل مع العقود والأجانب في ظل اقتصاديات السوق المفتوحة .
عقلية منظمة ومحتشمة
والسكرتيرة لا بد أن تتمتع أيضا - كما يؤكد الدكتور محمد صفوت أستاذ إدارة الأعمال في مصر - بالعقلية المنظمة ، وهذا ما جعل هناك ضرورة لإنشاء معاهد العلوم الإدارية في الدول العربية ، ففي هذه المعاهد تدرس السكرتيرة الاقتصاد والمحاسبة وإدارة الأعمال ، بما يسهم في تشكيل عقلية منظمة ، كما تدرس أيضا تنظيم إدارة الوقت وإعداد جداول زمنية على الكمبيوتر للمدير ، وتذكيره بما لديه من اجتماعات أو اتصالات تليفونية أو ردود على فاكسات في الوقت المناسب .
ولأنها ليست ديكورا لإبهار الآخرين ، بل العمود الفقري وشريان الحياة لشركتها ، والنافذة الرئيسية التي يحكم بها الزائر على المدير ، فإن الدكتور صفوت يرى أهمية أن تتسم السكرتيرة بالاحتشام في الكلام وغيرها من الصفات الشخصية حتى تستطيع أن تكسب احترام الآخرين .
بدوره يضيف د. عصام شلتوت المسئول عن برامج السكرتارية بالجامعة الأمريكية في القاهرة صفات أخرى ، منها أن تكون ذكية في تعاملها مع رئيسها ، فتحاول أن تفهم طبيعة شخصيته وأسلوبه وطباعه ، وتستطيع أن تختار التوقيت الملائم لعرض الموضوعات المختلفة عليه ، فمثلا هناك موضوعات يحتاج عرضها على المدير أن يكون هادئا ، وهناك أمور يفضل أن تعرضها عليه ليحسمها في بداية يوم العمل ، وهناك أمور يمكن تأجيلها .
الرد على التليفون
السكرتيرات أنفسهن لهن رأي في المهنة التي يعملن بها ، حيث يضفن بعض المهارات .. تشير نيفين شكري السكرتيرة التنفيذية بإحدى الشركات المصرية ، إلى أن الرد على التليفون قد يراه البعض مهارة بسيطة ولكنها تحتاج لوعي وفهم حتى إنها تدرس في الجامعة الأمريكية ضمن دبلومة السكرتارية ، فالرد الخطأ على العميل في الهاتف قد يؤدي إلى فقدانه ؛ لذلك لا بد أن تكون طريقة الحوار مناسبة من ناحية الكلمات والأسلوب .
ووفقا لنيفين فلا بد أن تبدأ السكرتيرة عند الرد على التليفون بالإفصاح عن اسم الشركة والقسم الذي تعمل فيه ، ثم تسأل المتحدث عن اسمه ، ورقم تليفونه لتقيد ذلك فورا ، ثم تسأله عن نوع الاستفسار الذي يطلبه لتحوله مباشرة إلى القسم المختص دون إضاعة وقت العميل أو وقتها ، وهذه الطريقة بالطبع تختلف عن الطريقة المتبعة لدى السكرتيرة التقليدية (غير مؤهلة) التي ترد على التليفون كما لو كانت المحادثة شخصية .
الحاسة السادسة
من جهتها تعتبر هايدي جمال سكرتيرة بإحدى الشركات الأجنبية أن وظيفة السكرتيرة ليست كما يعتقد البعض سهلة ، بل إن مهامها كثيرة وشاقة ، كما تتطلب استعدادا خاصا لا يتوافر عند كل الأشخاص ، فمن تعمل بهذه المهنة لا بد أن تدرك بحاستها السادسة طبيعة المدير وتعرف الأشخاص الذين يرغب رئيسها في أن يقابلهم ، والأشخاص الذين لا يرغب في مقابلتهم لتتخلص منهم بطريقة لبقة ، ونفس الشيء بالنسبة للمكالمات التليفونية .
كما أن عليها أن تقرأ البريد وتعرف كيف تعرضه على رئيسها ، وكيف ترد عليه ، وتتولى قراءة الأخبار السعيدة لترسل باسم رئيسها باقات ورد لأصحابها أو برقيات عزاء في الأحداث المحزنة ، إضافة إلى تنظيم مواعيد رئيسها ورحلاته الداخلية والخارجية ، وهذه الأمور تحتاج إلى فتاة لديها استعداد للعمل طوال الوقت ، وألا تكون من الموظفين الذين لا يشغلهم سوى موعد الحضور والانصراف .
ولا تتوقف مهارات ومزايا السكرتيرة عند هذا الحد ، بل لا بد أن يكون لديها القدرة - كما تؤكد نشوى ممدوح السكرتيرة بإحدى الشركات - على تحضير المؤتمرات وتنظيم الرحلات ، وأن تستطيع التصدي للمشكلات بدلا من عرضها على المدير ؛ وبالتالي تساعد المدير على استثمار وقته ، وعليها أن تكون مرنة ولبقة ، فالمدير يمكن أن يرفض مقابلة شخصية معينة ، وهو ما يتطلب من السكرتيرة أن تتصرف دون أن تعرض الضيوف للحرج ، ودون أن يلام مديرها على عدم مقابلة الضيف .
وحتى تنجح السكرتيرة في أداء مهام وظيفتها فلا بد أن تتمتع بميزة تراها كاميليا شكري السكرتيرة بإحدى الشركات هامة جدا ، وهي الصرامة في التعامل مع الأشخاص المتجاوزين في سلوكهم .
لماذا النساء أفضل؟
واللافت للنظر في مجال عمل السكرتارية أنها ارتبطت بالنساء ، ولكن بدأ الرجال يدخلون في هذه المهنة ، إلا أن كل الشواهد تؤكد أنه لا تزال للمرأة أفضليتها في هذا المجال ، حيث يقول المهندس محمد جاد رئيس مجلس إدارة إحدى شركات السياحة أنه لا غنى عن المرأة في وظيفة السكرتيرة ؛ فهي تستطيع امتصاص غضب العميل وإلحاحه في سرعة مقابلة المسئول ، ولديها قدرة على التصرف بلباقة أفضل من الرجال لإخراج المدير من بعض المآزق ، فضلا عن أنها أكثر حرصا على انتظام العمل .
ويشير وليد عوني رئيس مجلس إدارة إحدى شركات المقاولات إلى أن فن السكرتارية يعني المرأة ؛ فهي الوحيدة التي تتحمل غضب المدير في جميع الظروف ، وتتميز بالطاعة والأمانة ، وتؤدي خدمات لا يمكن أن يؤديها الرجل بصدر واسع مثل استضافة الزائرين وتقديم الشاي والإشراف على الخدمة كاملة دون تبرم ، ويصل بها الحد إلى الإشراف على نظافة المكتب في حالة غياب المسئول ؛ لأنها تهتم باللمسة الجمالية والأناقة .
سامح إدوارد مدير البرامج بإحدى الجمعيات فله رؤية مختلفة مؤداها أنه لا فرق بين الرجل والمرأة في هذه المهنة ما دام أن كلا منهما لديه القدرة على تلبية احتياجات المدير ، وخاصة توفير المعلومات التي باتت من أهم وظائف السكرتارية في عصر المعلومات ، وهذا يتطلب إمكانيات قد تتوافر في الرجل والمرأة .
الموضوع منقول عن أحدى المواقع المتخصصه
أتمنى للافادة للجميع .. وفى أنتظار مشاركاتكم
el3'@med
وبعديين بقا 